A apuração de PIS e COFINS pelas empresas envolve uma série de regras de inclusão e exclusão de receitas e tributos da base de cálculo. Quando há divergência entre o que foi efetivamente pago e o que era devido, abre-se direito à restituição. O ponto de partida costuma ser uma auditoria fiscal específica, que cruza os recolhimentos dos últimos cinco anos com o regime tributário da empresa e a legislação aplicável.
Este artigo descreve, em linhas gerais, como funciona o pedido de restituição de PIS e COFINS para empresas paulistas, o que esperar do procedimento na Receita Federal e quais cuidados técnicos diferenciam um pedido bem instruído de um pedido fadado ao indeferimento.
O que costuma gerar PIS e COFINS pagos a mais
Algumas situações comuns que abrem oportunidade de restituição:
- Inclusão indevida do ICMS na base de cálculo (tese consolidada pelo STF no RE 574.706, com modulação dos efeitos a partir de março de 2017).
- Inclusão indevida do ISS na base de cálculo (tese em discussão no STF, com decisões favoráveis em diversas turmas).
- Erro na escolha do regime de apuração (cumulativo versus não-cumulativo).
- Receitas que não compõem o conceito constitucional de faturamento e foram incluídas por equívoco.
- Aproveitamento incompleto de créditos no regime não-cumulativo.
Cada hipótese exige análise documental específica. Não basta presumir que houve pagamento a maior. A confirmação vem da reconstituição do que foi recolhido versus o que era devido, com base nas notas fiscais, livros fiscais e DCTF dos últimos cinco anos.
Como funciona o procedimento de restituição
O processo administrativo de restituição segue um fluxo previsível:
- Diagnóstico técnico inicial: análise dos recolhimentos, do regime tributário e da legislação aplicável. Em até 15 dias úteis, é possível ter um parecer sobre se há base para o pedido.
- Reconstituição da base de cálculo: cálculo do que foi recolhido a maior, com correção pela Selic. Esta é a etapa mais técnica, e a precisão aqui evita questionamentos posteriores da Receita.
- Protocolo do PER/DCOMP: petição eletrônica de restituição ou compensação, com toda a documentação técnica que sustenta o pedido.
- Acompanhamento e respostas: a Receita pode pedir esclarecimentos. Cada resposta precisa ser técnica e tempestiva.
- Pagamento ou compensação: aprovado o pedido, o valor cai em conta corrente ou é compensado com tributos futuros.
Prazo médio observado
A análise costuma demorar de 60 a 180 dias após o protocolo, dependendo da complexidade do cálculo, da fila da Receita e da qualidade da documentação apresentada. Pedidos bem instruídos passam mais rápido. Pedidos com inconsistências ficam parados ou são indeferidos.
Cuidados que diferenciam um pedido bem feito
- Documentação completa de todos os recolhimentos do período pleiteado.
- Cálculo memorial passo a passo, demonstrando claramente o que foi pago a mais.
- Fundamentação jurídica anexa, especialmente quando há discussão sobre teses recentes.
- Petição que respeita a forma exigida pela Receita Federal.
Quando algum desses elementos está ausente, o risco de indeferimento aumenta. Indeferimento gera nova análise, novo prazo, novo desgaste. A análise prévia detalhada reduz esse risco.
Atendo empresas no Alto Tietê desde a abertura do escritório. Vejo recorrentemente empresas que pagaram tributos a mais por anos sem identificar a oportunidade de restituição. A análise técnica inicial, em até 15 dias úteis, deixa claro se vale entrar com o pedido ou não. Não há por que adiar o diagnóstico.
Próximos passos para sua empresa
Se a sua empresa apura PIS e COFINS pelo regime cumulativo ou não-cumulativo e nunca passou por uma auditoria específica nos últimos cinco anos, vale começar pelo diagnóstico. É a etapa mais rápida e a que define se há ou não direito à restituição.
Como advogado inscrito na OAB/SP sob o número 510.427, atuo em direito tributário empresarial em Mogi das Cruzes e cidades atendidas do Alto Tietê. Se a sua empresa quer entender se tem direito à restituição de PIS e COFINS, fale comigo pelo WhatsApp para uma análise técnica sem compromisso.